Onnistunut ja tehokas etätapaaminen

Jokainen meistä on viimeisen vuoden aikana istunut yhä useammassa etätapaamisessa. Kohdalle on varmasti osunut niitä tapaamisia, jotka eivät ole menneet ihan nappiin. Tapaaminen alkaa myöhässä, se ei kulje sujuvasti ja sen tavoite on kaikille hieman epäselvä.

Kuulostaako tutulta?

Onnistuneen etätapaamisen salaisuus piilee useassa elementissä. Eniten siihen vaikuttaa henkilö, joka fasilitoi tapaamista. Tämä henkilö toimii kuin orkesterin johtajana, ja on hyvin todennäköistä, että rytmi ja sävel menee täysin sekaisin ilman selkeää johtamista.

Listasimme 10 vinkkiä, joita noudattamalla onnistut fasilitoimaan tehokkaan ja onnistuneen etätapaamisen.

1. Luo rento ilmapiiri

Alkuun on hyvä keventää tunnelmaa ja varmistaa, että jokaisen etäyhteys pelaa. Tässä lomassa voit aloittaa kevyen jutustelun esimerkiksi henkilöiden kuulumisista, viikon kohokohdista tai muusta teemaan liittyvästä aiheesta. Mikäli saa osallistujat tuntemaan olonsa kuulluksi jo alussa ja jopa hymyilemään tai nauramaan – olet pystynyt luomaan tapaamiselle rennon ilmapiirin joka kantaa pitkälle.

2. Aseta selkä tavoite ja agenda

Ensimmäisen 5 minuutin aikana on hyvä vahvistaa selkeä tavoite ja agenda tapaamiselle. Näin jokainen tietää miksi istuvat tapaamisessa ja mitä kaikkea on luvassa.

3. Määrittele kullekin rooli

Pelisääntönä jokaisessa tapaamisessa on hyvä pitää sitä, että siihen osallistuvat vaan ne henkilöt joita asia koskee. Mieti siten jo ennen tapaamista, ketä kutsut ja miksi. Mikäli tapaamisessa on useampi ihminen hieman erilaisessa roolissa, voit agendaa asettaessasi kertoa mitä toivot että kukin heistä saa tästä tapaamisesta.

4. Puhu selkeästi ja rauhallisesti

Sinua on helpompi kuunnella ja seurata jos pidät puhetemmon selkeänä ja rauhallisena. Useasti jännittävissä tilanteissa tai silloin kun meillä on paljon asiaa läpikäytävänä, meinaamme nopeuttaa tahtia huomaamattamme. Muista siis pysyä rauhallisessa temmossa ja pitää taukoja puheesi välissä.

5. Aloita ja lopeta ajoissa

Tämä on super tärkeä pointti. Kalenterit ovat kaikilla hyvin täynnä, minkä vuoksi liikkumavaraa harvoin on. Ja vaikka olisi, on epäkohteliasta kaikkien aikaa ajatellen pidentää tapaamista yli sovitun ajan.

Vaikka ihan kaikki eivät olisi linjoilla, aloita taapamiset ajoissa. Jos olet varannut aikaa esim. 5 min small talkille tapaamisen alussa, sen jälkeen kannattaa heti hypätä asiaan ettei tapaaminen veny liikaa. Aikataulu on aina tapaamisen vetäjän vastuulla.

6. Osallista ihmisiä kysymällä suoraan

Interaktiivisuuden luominen etätapaamisissa on haastavaa. Varsinkin jos osallistujia on useampia, jolloin ihmisten kynnys avata mikrofoni kasvaa. Sen vuoksi kannattaa osoittaa kysymykset suoraan tietyille ihmisille, jolloin he varmasti vastaavat: “Susanna, mikä on sinun mielipiteesi asiaan..” “Mitä sinä Lauri sanot tästä?”.

Muista myös esittää max. 1 kysymys kerrallaan, sillä jos kysyt kahta asiaa yhtä aikaa henkilöiden on hankalampi vastata.

7. Kaksi näyttöä

Kannattaa käytää kahta näyttöä tapaamisissa. Näin ollen pystyt toiselta näytöltä katsomaan esitystäsi, ja toiselta osallistujia sekä muistiinpanojasi. Näin pystyt seuraamaan osallistujien reaktioita ja hallitsemaan tilannetta paremmin.

8. Pyydä kaikkia käyttämään kameraa

Osalla on tapana pitää kameraa etätapaamisissa päällä, toiset taas eivät sitä aina tee. On ihan ok kysyä ja toivoa jokaiselta, että he pitävät kameroitaan päällä. Sen voi tehdä kohteliaasti esimerkiksi näin: “Koska meillä on tehokas tunti edessä, pidetäänhän kaikki kameroita päällä niin nähdään toisemme ja on helpompi luoda keskustelua.”

9. Hallitse tapaamista, älä keskustelua

Muista, että tapaamisen tavoitteena on yleensä yhdessä päättää asioista ja osallistaa ihmisiä päätöksentekoon. Sen vuoksi sinun roolisi on tuoda runko keskustelulle ja auttaa muita tuomaan mielipiteitään ja ideoitaan pöydälle.

Tuo siis faktoja pöydälle, mutta muista ettei jokaisen idean tarvitse olla lähtöisin sinulta. Tässä ei voi onnistua ilman keskustelua, joten auta muita osallistumaan (katso vinkki 6). Jos tapaamisen lopussa olet saanut muilta arvokkaita ajatuksia joita jalostetaan eteenpäin, olet onnistunut tapaamisen hallitsemisessa.

“Your job as a leader is to be right at the end of the meeting, not at the beginning of the meeting.” —David M. Cote, the executive chairman of Honeywell.

10. Yhteenveto ja action pointit

Kun tapaaminen on lopussa, muista vetää keskeisimmät asiat yhteen. Mikäli kirjoitat tapaamisen aikana muistiinpanoja, voit nostaa sieltä keskeisimmät asiat ja samalla kertoa mitä tapahtuu seuraavaksi. Näin asiat eivät jää roikkumaan ilmaan, vaan jokainen tietää miten edetään tapaamisen perusteella ja saavutettiinko taapamiselle asetettu tavoite.

Kerrothan meille jos pidit tästä tekstistä, voit antaa sille taputuksen

Kirjoittanut, Roosa-Maria Manninen

Femmeworks Co-Founder

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s